Het kan zijn dat je moeite hebt met het vinden van de juiste vergaderzaal voor het houden van je vergadering. Dit probleem kan tot het verleden gaan gebeuren wanneer je gebruikt maakt van het vergaderzaal reserveren systeem. Hiermee heb je dan een overzicht van de verschillende vergaderruimtes en de aanwezige apparatuur. Dit alles kan je gelijk zien via de add-in op je Outlook.
Makkelijk en snel
Met het vergaderzaal reserveren systeem kan je de juste vergaderzaal boeken op een heel makkelijke manier. Je hebt dan beschikking over de juiste ruimte met de nodige apparatuur en kan je ook gelijk de catering voor de deelnemers erop afstemmen.
Gebruik door meerderen
Met het vergaderzaal reserveren systeem is eenieder in staat gebruik te maken ervan. Het kan door een persoon maar ook door meerdere bedrijven tegelijk gebruikt worden. Denk daarbij aan co-werkruimtes of kantoorhubs. Ook kan je met het systeem de deelnemers aan de vergadering adviseren over belangrijke zaken. Het is ook ondersteunend voor verschillende tijdzones en verschillende locaties. Wanneer je het goed gebruikt dan kan je een heel makkelijke en transparante doorstroming van het reserververingsproces ervaren. Het systeem wordt direct geinstalleerd op de al bekende Outlook interface en het verlaten van he inbox is dus ook niet meer nodig.
Aaneengesloten systeem
Met het vergaderzaal reserveren systeem kan je dus heel makkelijk opzoek naar de juiste vergaderzaal. Je kan ook gelijk de catering erbij halen en de voeding en drank regelen voor de bezoekers. Je hebt gelijk een overzicht van het apparatuur dat beschikbaar is en je hebt ook zicht op het aantal deelnemers aan de vergadering. Zoals je ziet is alles naadloos met elkaar geïntegreerd en kan je alles vinden via je afspraken werkbalk op Outlook. Op een heel eenvoudige manier kan je in je Outlook de vergaderingen opnieuw in plannen, kan je ze bijwerken en kan je ze ook verwijderen. Ook de facturering gebeurd helemaal digitaal. Het is dan ook een factureringssysteem voor de verschillende mensen en afdelingen die bij de vergadering betrokken zijn. Zo kan je de catering en andere diensten voor de reserveringen toewijzen aan je facturerungsaccount.