Hoe prettig is het niet om gelijk over de juiste vergaderruimte te beschikken voor een belangrijk vergadering? Dat gaat tegenwooridg heel makkelijk en snel met het vergaderruimte reserveren systeem. Met het systeem kan je op een heel makkelijke en eenvoudige manier de verschillende vergaderruimtes en de aanwezige apparatuur beheren. Dit kan je gelijk doen vanaf de add-in voor Outlook.
Wat zijn de verschillende functies
Op een heel makkelijk manier kan je alles boeken wat te maken heeft met je vergadering. Je kan je vergaderruimte reserveren, je kan de nodige apparatuur die nodig is erbij halen en je kan gelijk zorgen voor de catering voor de deelnemers van de vergadering. Het systeem kan zowel individueel als ook door meerdere mensen gebruikt worden.
Dat wil zeggen dat zelfs meerdere bedrijven tegelijk ervan gebruik kunnen maken vooral wanneer het gaat om kantoorhubs of co-werkruimtes. Ook is het systeem ondersteunend naar meerder locaties en tijdzones. Met het vergaderruimte reserveren systeem kan je ook je bezoekers adviseren over belangrijke en praktische zaken al voor de vergadering begint.
Makkelijk om mee te werken
Het vergaderruimte reserveren systeem kan je makkelijk bedienen vanuit je Outlook. Voor je vergadering kan je dan vanuit je Outlook-add-in voor Office 365 gelijk alle reserveringen plaatsen voor je vergadering en je hoeft daarvoor je inbox niet te verlaten. Ook kan je een vergaderruimte reserveren direct vanuit je mobiel, desktop of tablet. Zelfs als je al onderweg bent kan je al een vergaderruimte reserveren.
Met elk apparaat dat draait op iOS of Android kan je toegang krijgen tot het systeem en kan je de juiste reserveringen plegen. Je krijgt een volledig overzicht van de verschillende vergaderruimtes en de aanwezige apparatuur. Eenmaal de vergaderruimte is geboekt dan kan je ook de deelnemers informeren om zich aan te melden. Je kan zelfs een videoconferentie organiseren op een heel makkelijke manier.
Je reserveert via je mobiel de vergaderzaal die daarvoor bestemd is en je nodigt je collega’s uit om mee te doen met de vergadering ook bevinden ze zich in een andere stad of land. Je zal merken dat alles optimaal met elkaar is verbonden en het staat direct geinstalleerd op je werkbalk.