Det å booke møter, og ha ansvaret for dette i det hele tatt, er noe som kan være mer krevende enn det folk flest tror. I det store og det hele er det mange grunner til dette, men en av dem er at man bare bruker utrolig mye tid på å finne ut av når alle kan komme og finne en tid som kan passe for de fleste, hvis ikke alle. Men det å skulle slite med dårlige systemer og ikke vite forskjellen på rommene eller hvilket utstyr som er hvor, er også deler av dette. Så hvordan gjør du bookingen mer effektiv og dermed bruker mindre tid på den?
Bruk software med romplanlagger
Det å finne den rette rommet er en stor del av det å booket et møte – både når det kommer til hvor stort lokalet skal være og ikke minst hvilket utstyr skal være der – slik at man an sørge for å ha alt det mang trenger i forhold til den aktiviteten som skal skje i løpet av møtet. En romplanlegger er noe som kommer til å gjøre dette enklere å finne ut av akkurat dette.
Dette gjør at du slipper å prøve å danne deg oversikt på andre måter, fordi du allerede har all informasjonen du trenger for å ta det rette valget når det kommer til dette.
Bruk software som viser når alle er ledige
En annen post som pleier å ta mye tid er å finne ut av når folk er ledige og man derfor kan finne tiden som passer perfekt til det møtet man planlegger. Her kan du for eksempel som en begynnelse be folk om å oppdatere kalenderne sine ofte, slik at du vet at det som står der er det riktige. Men dette er ikke alt.
Noe som er helt genialt ved dette er nemlig at du også kan be systemet om å hjelpe deg med å foreslå en tid som passer for alle, slik at du slipper å gjøre det. Her legger den alles kalendere ovenpå hverandre, slik at du kan se når det passer å velge en tid til et møte med de som skal være med.